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餐饮安排-交际/酒会-新闻发布  
 
餐饮安排-交际/酒会-新闻发布
来自:云游四方 发布时间:2008-11-20 点击次数:

    一般而言,展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外),会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。
    
统一安排餐饮的会议,对于成本的控制非常重要,自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求),可以事先制订餐标及餐谱,严格区分正式代表与随行人员、家属,特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是,会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐,可采取那桌够人数那桌开席的做法,以保证就餐者的权益。
     
                                                  
交际/酒会
    
交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊,所以氛围十分重要。
    
交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有:乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。
    
重点:场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。
    
由于酒会的规模及目的不同,没有完整的标准酒会模式,只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。
     
                                                  
新闻发布

会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说,酒会更自由、随意一些,非正式一些,气氛也相对轻松一些,它可以单独召开,也可以附属于其它形式,比如,有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的,以答记者问为主要特色。另外,新闻发布会由公关负责人执行即可,而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中,最为常见的是新闻发布会。
    
新闻发布会要素:
     ●
目的
     ●
信息发布的目标受众
     ●
拟邀请对象
     ●
发布会规模
    
新闻发布会涉及到的事情大同小异,一般来说,包括这几大部分:
     1
、活动策划与主题确定
     2
、节目策划与议程安排
     3
、资料准备
     4
、与会人员邀请、沟通与确定
     5
、时间、场地落实与场景布置
     6
、产品展示、演示与信息发布
     7
、现场气氛控制
    
一、清楚发布会所要达成的目标,发布会的类型,以确定其规格、方向和基本风格。
    
大体上,新闻发布会可以分为如下几个类别,而且风格也基本沿用下述套路:
     1
、政治性——严肃感
     2
、高科技产品类——正规中带有活泼
     3
、农业类别——亲切、环保
     4
、文化类别——文化感、历史感
     5
、一般工业品——科技感、品质感
     6
、娱乐类——活泼,前卫
     7
、时尚产品——经典中带有时代气息
     8
、工艺品类——经典、古拙
     9
、其他类别——相应的风格
    
二、成立筹委会,组织相关的人员,确定组织、人员保障。
    
一个发布会牵涉到方方面面,各项工作相互链接,相互联系,彼此交叉,必须统筹安排,多管齐下,同时进行,仅凭一己之力,殊难完成。
    
建立组织的原则:一是专业原则,专业的人做专业的事,知人善任。比如,经销商的沟通,市场销售部门是对口部门。其中,专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面,不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长,故新闻界的沟通也不另设组;二是平衡原则,因事设组,每个组的工作量相对平衡;三是分工原则,分工应该明确,职责分明,以防止互相推委的现象,另外,隶属分工和横向协作都要明确;四是扁平原则,一般在大型的活动中有多层次的金字塔结构,但在中型的活动中,不宜层级大多,以保证灵活机动,人员不要太多,精干、高效为要;五是制度原则,尽管是临时性组织,但一旦加入组织机构,人员就应受规章制度的约束。
    
发布会通常牵涉到各个部门,一般来说,公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层,甚至于最高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中,相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突,赢得各个部门的理解和支持很重要。
    
筹办新闻发布会,牵扯的精力和时间比较多,条件许可的话,应该请专业公司代理。
    
三、确定时间、流程与目标管理,并做好反馈、调整。
    
时间的控制,一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地,一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些,保证后面有时间来调整、完善。
    
整个活动是一个系统工程,流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中,主题内容、意义确定才能确定议程、规格,规模、规格确定才能确定人数,人数确定才能落实场地,场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识,便于找出工作的关键点、重点、难点,一般以程序框图表现。

 

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